辞退を伝える方法、文例、注意点
家族葬として葬儀を行う場合、あらかじめその旨を周囲に伝え、弔問や香典などを辞退していただくようにします。
故人および遺族の意向であることを説明し「近親者のみで執り行うため御香典、御弔電などはご辞退させていただきます」といった文面で通知をするようにしましょう。
しかし日本的な習慣として「口では遠慮をしているけれども本当は来て欲しいと思っているはず」といった気遣いをする人もいます。
完全に辞退をしてもらうためには、きちんとした手順をふむ必要があるのです。
逆に故人や遺族と近所付き合いくらいの関係である人や、会社の同僚・取引先という立場で参列をした方がよいか迷っている人にとっては、早めに辞退の申し出をしてもらうことで安心できます。
確実に辞退することを告げる方法としては、はがきなどの文面として送る方法と電話連絡とがあります。
通知に際しては電話のみで伝えることは特に失礼にはあたりませんので、丁寧に説明をしたい場合などは電話で行うようにするとよいでしょう。
文面として送る場合は、葬儀社に依頼をすることで、あらかじめ用意されている文面をそのまま使って送付ができるようになっています。
自分で文章を作成する場合は「誰がいつ、何歳で亡くなったか」と「故人と遺族の意向により家族葬で行うこと」「御供物、御香典などは辞退すること」「ご了承をお願いすること」に喪主と家族一同の連名で記載します。
事後報告として連絡をしてもよい
家族葬の場合、葬儀の連絡を事後に行っても問題ありません。
参列を呼びかける親類や近い友人などに先に連絡通知をする時に「他の皆様には葬儀後に通知をします」ということを付け加えて承知をしてもらうようにしましょう。
参列者に対しても、弔問は受けるけれども香典や供花は必要ない、ということを先に告げておくようにするとトラブルがありません。
少し問題になるのが、家族が亡くなったことをどのタイミングで会社に連絡をするかということです。
家族葬として葬儀をする場合であっても、どうしても会社を数日忌引で休まなくてはならなくなります。
その場合、会社に葬儀の連絡をすることになりますが、家族葬であることをはっきり告げておかないと会社から香典などが出されることにもなってしまうでしょう。
ただし会社に勤務をしている場合、会社から支給される慶弔金は受け取っても問題はありません。
慶弔金は会社の福利厚生制度の一つとして就業規則に定められているものなので、個人的に受け取る香典などとは種類が異なるのです。
会社に連絡をする場合には、葬儀の日程や内容について上司や人事担当者に説明をし、同僚など個人的な小香典については辞退するということをきちんと話しておきましょう。